Was kostet eine Website für den Mittelstand? Die Kostenfaktoren verständlich erklärt

Warum seriöse Anbieter keinen Pauschalpreis nennen

Eine Website ist kein Produkt von der Stange, sondern ein Projekt. Eine Unternehmensseite mit zehn Unterseiten und Kontaktformular hat wenig mit einem Portal gemeinsam, das Produktdaten aus dem Warenwirtschaftssystem zieht, mehrsprachig ist und ein Bewerbermanagement anbindet. Beides heißt im Alltag „Website“.

Wer Ihnen ohne Gespräch einen festen Preis nennt, hat entweder ein sehr standardisiertes Paket im Angebot oder rechnet mit späteren Nachträgen. Beides kann passen, Sie sollten nur wissen, welcher Fall vorliegt. Sinnvoller ist es, zuerst die Anforderungen zu klären und dann zu bepreisen.

Für B2B-Unternehmen im Mittelstand gilt zusätzlich: Die Website ist meist kein Verkaufsautomat, sondern soll Vertrauen aufbauen, Anfragen erzeugen und Bewerber überzeugen. Diese Ziele bestimmen, welcher Aufwand sich lohnt und welcher nicht.

Diese Faktoren bestimmen den Preis

Die Kosten entstehen aus Arbeitszeit. Jede Anforderung, die Arbeitszeit bei Konzeption, Gestaltung, Programmierung, Inhalt oder Abstimmung auslöst, wirkt sich auf den Preis aus. Die folgenden Punkte haben in der Praxis den größten Einfluss.

Fragen Sie bei jedem Angebot nach, welche dieser Punkte enthalten sind und in welchem Umfang. Gerade bei Mehrsprachigkeit und Schnittstellen sind die Unterschiede zwischen Angeboten oft groß.

• Umfang: Anzahl der Seitentypen und Unterseiten, nicht nur die Startseite.
• Gestaltung: angepasstes Theme oder vollständig eigenes Design mit Entwürfen für Desktop und Smartphone.
• Technik: Content-Management-System, Mehrsprachigkeit, Schnittstellen zu CRM, ERP oder Bewerbermanagement.
• Funktionen: Formulare mit Logik, Produktfinder, Downloadbereiche, Karriereseite mit Stellenanzeigen.
• Inhalte: Texte, Fotos, Grafiken, Videos und deren Erstellung oder Überarbeitung.
• Suchmaschinenoptimierung: technische Grundlagen, Weiterleitungen beim Relaunch, Seitenstruktur.
• Barrierefreiheit, Datenschutz und Rechtstexte.
• Projektmanagement und Abstimmungsrunden.

Baukasten, angepasste Vorlage oder individuelle Entwicklung?

Grob lassen sich drei Wege unterscheiden. Ein Baukastensystem eines Anbieters ist schnell eingerichtet, Sie mieten dabei aber Software und sind an deren Funktionsumfang gebunden. Für eine kleine Visitenkarte im Netz kann das reichen, für einen Mittelständler mit mehreren Geschäftsbereichen und eigener Karriereseite stößt es oft an Grenzen.

Der zweite Weg ist ein verbreitetes Content-Management-System mit einer angepassten Vorlage. Das senkt den Aufwand für Gestaltung und Programmierung, weil vieles bereits vorhanden ist. Wichtig ist hier, dass die Vorlage gepflegt wird und nicht mit Dutzenden Erweiterungen überladen ist, die später jede Aktualisierung riskant machen.

Der dritte Weg ist eine individuelle Gestaltung und Entwicklung. Sie lohnt sich, wenn Ihre Marke sich klar abheben soll, wenn Abläufe wie Produktkonfiguration oder Händlersuche abgebildet werden müssen oder wenn Daten aus anderen Systemen eingebunden werden. Der Aufwand ist höher, dafür passt das Ergebnis genau zu Ihren Anforderungen.

Keiner der Wege ist grundsätzlich besser. Entscheidend ist, welche Ziele die Website erfüllen soll und wie viel davon Standardlösungen bereits abdecken. Fragen Sie Anbieter, warum sie Ihnen einen bestimmten Weg empfehlen, und lassen Sie sich die Folgen für Pflege und spätere Erweiterungen erklären.

Inhalte sind der unterschätzte Kostenblock

Viele Unternehmen planen das Budget für Design und Technik und gehen davon aus, dass die Texte „aus dem Haus“ kommen. In der Praxis verzögert sich genau hier das Projekt. Fachabteilungen haben keine Zeit, vorhandene Broschürentexte passen nicht ins Web, und Bilder fehlen oder sind veraltet.

Klären Sie daher früh, wer welche Inhalte liefert. Wenn der Anbieter Texte schreibt, fragen Sie, ob Interviews mit Ihren Fachleuten enthalten sind und wie viele Korrekturschleifen vorgesehen sind. Gute Texte für ein B2B-Publikum entstehen aus dem Wissen Ihrer Mitarbeitenden, nicht aus Allgemeinplätzen.

Google empfiehlt in seinem Leitfaden zur Suchmaschinenoptimierung ausdrücklich, Inhalte zu erstellen, die für Leser hilfreich und verlässlich sind. Das ist auch betriebswirtschaftlich sinnvoll: Eine Seite, die Fragen von Einkäufern und Technikern konkret beantwortet, erzeugt eher Anfragen als eine reine Imagebroschüre.

Mit diesen laufenden Kosten sollten Sie rechnen

Mit dem Livegang ist eine Website nicht fertig. Sie braucht Betrieb, Pflege und Sicherheit. Diese Kosten fallen jedes Jahr an und sollten in Ihre Planung gehören, auch wenn sie im ersten Angebot nicht auftauchen.

Besonders wichtig sind Sicherheitsupdates. Ein Content-Management-System mit veralteten Erweiterungen ist ein Einfallstor für Angriffe. Klären Sie, wer Updates einspielt, wie schnell bei Sicherheitslücken reagiert wird und ob Datensicherungen regelmäßig geprüft werden.

Viele Anbieter bieten dafür einen Wartungsvertrag an. Lesen Sie genau, was er umfasst: Nur das Einspielen von Updates, oder auch das Prüfen der Seite danach, kleine Inhaltsänderungen und Hilfe bei Störungen? Ein Wartungsvertrag ohne vereinbarte Reaktionszeiten hilft im Ernstfall wenig.

• Domain und Hosting, gegebenenfalls mit E-Mail-Postfächern.
• Wartung: Updates für System, Theme und Erweiterungen, Datensicherung, Überwachung.
• Lizenzen für kostenpflichtige Erweiterungen, Schriften oder Bildmaterial.
• Inhaltspflege: neue Referenzen, Stellenanzeigen, Neuigkeiten.
• Anpassungen bei Rechtsänderungen, etwa bei Cookie-Einwilligung oder Barrierefreiheit.

Versteckte Kosten, die in Angeboten oft fehlen

Ärger entsteht selten durch den Angebotspreis, sondern durch Leistungen, die stillschweigend nicht enthalten sind. Prüfen Sie deshalb gezielt, ob die folgenden Punkte geregelt sind.

Beim Relaunch sind Weiterleitungen besonders wichtig. Wenn sich Adressen ändern und alte Seiten nicht sauber auf neue weitergeleitet werden, können Rankings und Verlinkungen verloren gehen, die über Jahre aufgebaut wurden.

Auch rechtliche Pflichten kosten Zeit. Geschäftsmäßige digitale Dienste brauchen nach § 5 Digitale-Dienste-Gesetz leicht erkennbare Anbieterangaben. Ob Ihr Unternehmen zusätzlich unter das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz fällt, hängt vom Angebot ab: Das Gesetz betrifft bestimmte Dienstleistungen für Verbraucher, Kleinstunternehmen, die Dienstleistungen erbringen, sind nach § 3 Abs. 3 BFSG ausgenommen. Lassen Sie das im Zweifel rechtlich prüfen.

• Übernahme und Aufbereitung alter Inhalte sowie Weiterleitungen beim Relaunch.
• Schulung Ihrer Mitarbeitenden für das Content-Management-System.
• Zusätzliche Korrekturschleifen über die vereinbarte Anzahl hinaus.
• Einrichtung von Analyse, Cookie-Einwilligung und Conversion-Messung.
• Bildrechte und Lizenzen, die nur für einen begrenzten Zeitraum gelten.
• Kosten für den Umzug, falls Sie später den Anbieter wechseln möchten.

Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand?

Bei einem Festpreis zahlen Sie für ein klar beschriebenes Ergebnis. Rechtlich ist ein solches Projekt häufig als Werkvertrag ausgestaltet, bei dem der Auftragnehmer nach § 631 BGB das versprochene Werk herstellt und der Auftraggeber die vereinbarte Vergütung zahlt. Der Vorteil: Sie kennen Ihr Budget vorab und das Mengenrisiko liegt beim Anbieter.

Der Festpreis funktioniert aber nur, wenn das Ergebnis genau beschrieben ist. Alles, was nicht in der Leistungsbeschreibung steht, wird zum Nachtrag. Ein Festpreis auf Basis einer vagen Anfrage ist daher weniger sicher, als er klingt. Fragen Sie vorab, wie Änderungswünsche während des Projekts behandelt und abgerechnet werden.

Bei Abrechnung nach Aufwand zahlen Sie die tatsächlich geleisteten Stunden. Das passt, wenn Anforderungen noch offen sind oder sich während des Projekts entwickeln. Dafür brauchen Sie Transparenz: regelmäßige Stundennachweise, ein vereinbartes Budgetlimit und eine Information, bevor dieses Limit erreicht wird.

In der Praxis bewährt sich oft eine Mischung: Die Konzeption wird nach Aufwand abgerechnet, die Umsetzung danach zum Festpreis auf Basis des Konzepts. Bei uns gibt es nach einem kostenlosen Erstgespräch ein Festpreisangebot, weil die Anforderungen dann geklärt sind.

So vergleichen Sie Angebote fair

Angebote lassen sich nur vergleichen, wenn alle Anbieter dieselbe Grundlage haben. Schreiben Sie deshalb vor der Anfrage auf, was die Website leisten soll, und schicken Sie allen Anbietern dasselbe Dokument.

Achten Sie beim Vergleich weniger auf die Endsumme als auf die Zusammensetzung. Ein günstiges Angebot ohne Texte, Schulung und Weiterleitungen kann am Ende teurer werden als ein höheres Angebot, das diese Punkte enthält.

Schauen Sie sich außerdem Referenzen aus ähnlichen Projekten an und fragen Sie, wer konkret an Ihrem Projekt arbeitet. Ein persönliches Gespräch zeigt schnell, ob ein Anbieter Ihr Geschäftsmodell verstanden hat oder nur ein Standardpaket verkaufen möchte.

• Ziele: Wie viele Anfragen, Bewerbungen oder Downloads soll die Seite unterstützen?
• Seitenliste mit Seitentypen und geschätzter Anzahl Unterseiten.
• Gewünschte Funktionen und Schnittstellen.
• Wer liefert Texte und Bilder, und in welchem Zustand?
• Anzahl der Korrekturschleifen und Abnahmeprozess.
• Laufende Leistungen nach dem Start, mit Reaktionszeiten.
• Wem gehören Quellcode, Design und Zugänge nach Projektende?

Was Sie vor der ersten Anfrage klären sollten

Bevor Sie Angebote einholen, lohnt sich eine kurze interne Runde mit Geschäftsführung, Vertrieb und Personalabteilung. Vertrieb weiß, welche Fragen Interessenten stellen. Die Personalabteilung weiß, was Bewerber suchen. Diese Antworten sind die beste Grundlage für die Seitenstruktur.

Legen Sie außerdem fest, wer intern verantwortlich ist und Entscheidungen treffen darf. Projekte werden selten durch Technik teuer, sondern durch lange Abstimmungswege und späte Richtungswechsel. Eine klare Ansprechperson spart auf beiden Seiten Zeit und damit Geld.

Denken Sie schließlich über den Zeitraum nach, nicht nur über den Starttermin. Eine Website begleitet ein Unternehmen meist mehrere Jahre. Rechnen Sie deshalb die einmaligen Projektkosten und die laufenden Kosten über diesen Zeitraum zusammen. Erst diese Gesamtsicht zeigt, welches Angebot wirtschaftlich ist und ob Sie mit dem gewählten System auch in einigen Jahren noch gut arbeiten können.